I mars publicerade Gnesta kommun sitt första inlägg på sin officiella Facebook-sida. Intåget av social medier och den information som kommuniceras där är den främsta anledningen till en ny bevarande- och gallringsplan. Beslutet att godkänna förslaget tas när kommunstyrelsen sammanträder på måndag.
– Jag har tagit fram ett nytt förslag i och med att kommunen numera finns på sociala medier. Hur de handlingarna ska gallras respektive bevaras finns inte med i den gamla bevarande- och gallringsplanen, säger kommunarkivarie Ria Larsson.
Ett problem som hon ser det är att informationen på sociala medier trots allt inte går att radera helt. I förslaget står bland annat att olämpliga inlägg ska bevaras, inläggen raderas men skrivs ut på papper för att fungera som underlag för en eventuell polisanmälan. Inaktuella inlägg ska gå att gallra bort utan att de bevaras.
– Det går inte att gallra bort information fullt ut, det lagras ändå alltid någonstans så i princip finns det kvar. Men vi vill ändå ha möjligheten att gallra bland inlägg på sociala medier och i bloggar som finns på hemsidan. All information är inte intressant i ett långt perspektiv och vi behöver inte spara på allting, säger hon.
Nuvarande plan för gallring antogs 2006 av kommunstyrelsen. Grundregeln i offentlighetsprincipen är att allmänna handlingar ska sparas. Men förutom sociala medier som ska hanteras så jobbar kommunen annorlunda nu jämfört med sju år sedan.
– Ekonomihandlingar är mer digitala exempelvis. Det är små förändringar i gallringsplanen och inget är kontroversiellt i mitt förslag, men det är politikerna som ska stå för beslutet. Vi tjänstemän får bara göra så som de har bestämt.