Löne- och personalsystemet är stort inom det privata näringslivet, men inte etablerat inom den offentliga sektorn.
Bara en enda kommun, Gotland, hade köpt systemet när Nyköping gjorde sin upphandling.
Nyköping var alltså en av de första kommunerna som köpte den aktuella versionen.
Tog ni referenser från andra köpare?
– Det vågar jag inte svara på, jag var inte med i alla detaljer. men vi gjorde en väldigt noggrann upphandling, säger kommundirektör Erik Carlgren.
Att det skulle bli problem med inkörningen var dock Erik Carlgren inställd på.
– Problem i samband med ett systemskifte vore nog naivt att tro att det inte finns. Men en problembild av den här karaktären hade vi inte sett framför oss.
Varför valde ni det här systemet?
– Det tidigare systemet var ett rent lönesystem som var gammalt och krävde mycket av manuellt arbete. Då beslöt vi oss för att köpa ett system som har andra funktioner är att bara betala ut lön, därför kallas det HR- och lönesystem.
Krävde ni i upphandlingen att systemet skulle var inkört och fungera?
– Ja, men vi anser att vi inte har fått en leverans enligt avtal. Vi har krävt och fått rabatt på rullande kostnader för systemet och även hållit inne ett antal olika fakturor som vi inte har betalat, säger Erik Carlgren.
En anledning till problemen är att överföringen av personaluppgifter från det gamla systemet till det nya inte fungerade fullt ut. Därför var det osäkert om semesterskulder och andra personaluppgifter var korrekta, vilket tvingade personalen att göra manuella kontroller.
För de anställda kan det nya systemet innebära osäkerheter kring skatten, semesterdagar, övertid, schemaläggning och rätten till en tillsvidareanställning.
Systemets brister gör nu också att Nyköpings kommun inte kan uppfylla lagens krav på att redovisa kortidssjukfrånvaro under 2015.
– Vad det får för konsekvenser kan jag inte redogöra för, säger Erik Carlgren.
Kommunens chef för personalfrågor, HR-chefen Madeleine Lennartsson, säger att många av bristerna i systemet nu är fixade och att systemet är på väg att bli stabilt.
– Revisionsrapporten baseras på läget under januari till oktober, i dag har vi en annan situation. Det fungerar bättre i dag, vi har hanterings- och utbildningsfrågor kring användandet och arbetssätt som behöver förfinas, säger Madeleine Lennartsson.