Postbrister hotar rättssäkerheten
Vissa dagar diarieförs knappast någon post i Oxelösunds kommuns diariesystem. Kommuners bristande hantering av post hotar rättssäkerheten anser universitetslektorn Jan Turvall. Kommunchefen i Oxelösunds kommun håller inte med och anser att deras rutiner är bra.
Postlistorna är mycket tunnare nu än tidigare. Antalet inkomna brev och mejl ökar, det vet vi, men tjänstemännen är inte så kunniga att hantera sin post, säger Jan Turvall, universitetslektor i statsvetenskap vid Göteborgs universitet och expert på förvaltningsfrågor.
Anledningen till att insynen i dag är sämre i organisationer och myndigheter är, enligt Jan Turvall, att det är för många kockar inblandade i posthanteringen.
Generellt är det så att det på varenda myndighet i landet diarieförs mycket färre ärenden i dag. Förr var det någon, eller några få personer, som hade koll på saker och ting, nu är det mer upp till varje tjänsteman att bedöma sin post.
En stor del av dagens kommunikation sker via mejl och de hamnar ofta rakt i respektive tjänstemans dator.
Men tryckfrihetsförordningens regler kring inkomna handlingar har inte ändrats bara för att det finns ny teknik. Om det är mejl eller papper skrivelsen kommer på spelar ingen roll, säger Jan Turvall.
Med bristande diarieföring kommer flera problem, enligt Jan Turvall.
Det finns uppenbara risker med detta. På offentliga myndigheter ska alla som vill kunna läsa och kontrollera vad som händer. Det finns också rättsäkerhetsproblem. Om en person skickar ett brev till någon och brevet inte diariförs, hur ska personen då kunna veta att hans handling kommit fram?
Oxelösunds kommunchef, Ulf Lindelöw, anser dock inte att kommunen brister i sin posthantering.
Jag vet att våra rutiner är som de ska men jag går ju inte runt och kollar varje persons dator.
Hur många mejl får du varje dag?
Jag får ju en massa saker. Men allt handlar inte om ärenden till kommunstyrelsen. Om någon vill titta på vad det är så finns det ju i min dator.
Britt Marie Alexandersson, kommunstyrelsens registrator, tycker att hon får väldigt lite post från tjänstemännen.
Den utgående posten ser jag inte alltid och jag tror att det finns ett mörkertal där.
Elisabeth Barkefors, kommunstrateg i Oxelösunds kommun, tror också att det kan finnas problem i hanteringen av tjänstemännens e-post.
Jag skulle vilja säga att alla vet vad som gäller kring den hanteringen men det finns säkert problem hos oss också.
Så jobbar vi med nyheter