► Omfattningen av avtalet
I anbudsinbjudan står att ramavtalet omfattar cirka 1 miljon kronor. De senaste åren har kommunen köpt tjänster inom ramavtalet för mellan 3 och 4 miljoner kronor. Enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) ska en ny upphandling göras om beloppet ökar med 20 procent, enligt tidigare LOU, och med 50 procent enligt LOU 2017. Om omfattningen ökar med mer än 50 procent (500 000 kronor i det här fallet) ska en ny upphandling göras för att konkurrensutsätta det på nytt, enligt lagen.
► Diarieförda handlingar
Bilagorna som reglerade månadsarvodet till Nordic brand reality till två ramavtal (2012 och 2016) diariefördes först när SN ställde frågor om dem i januari 2018. Avtalen om att Nordic brand reality skulle få en månadsutbetalning på 80 000 kronor respektive 85 000 kronor var skrivna på leverantörens brevpapper.
► Kraven
I senaste upphandlingen 2015 (avtalet började gälla 2016) ställdes höga krav på leverantören. Bland annat krävde tio års erfarenhet av liknande tjänster. Detta kan strida mot proportionalitetsprincipen enligt LOU och ska ses över inför nästa upphandling.
► Formulering och utvärdering i upphandlingen
När anbudsinbjudan med krav formulerades var kommunikationschefen mycket aktiv i arbetet. Men eftersom flera enheter på kommunen har använt sig av tjänsterna bör även dessa vara delaktiga i både utformningen och utvärderingen av anbuden. Detta bör ändras i den nya upphandlingen, enligt upphandlingschef Göran Adolfsson.
► Vänskapsband
Kommunikationschefen, som har varit drivande i arbetet med upphandling av varumärkestjänster sedan Nordic brand reality började anlitas, var på 1990-talet god vän med hustrun till en av byråns grundare, Lars Rystadius som också är den som kommunen har haft kontakt med och de umgicks parvis när båda paren bodde i Tystberga. Enligt kommunen upphörde vänskapen tio år innan det första avtalet tecknades, då paret Rystadius flyttade till Mariefred, och övergick då i en bekantskap. Kommunen förklarar att detta innebär att det inte har rört sig om jäv, men expertis menar att det inte är tydligt att en vänskap kan "gå över".