Trosa kommun mörkade byggplaner
Enligt lag ska alla handlingar som kommer in till kommunen registreras omdelbart. Trots det dröjde det flera veckor innan två politiker och en tjänsteman registrerade förslaget om husbåtsbygget vid Edanöbron.
En sådan kan vara både
offentlig och sekretesskyddad. Oavsett vilket ska den omdelbart registreras i kommunens diarium.
Detta görs för att kommuninvånarna ska kunna ha insyn i och kontrollera det kommunala arbetet.
Under sommaren lämnade ett företag in ett förslag på hur det skulle kunna bygga husbåtar vid Edanöbron.
Ett exemplar gavs till samhällsbygnadsnämndens ordförande Claes Hedlund (s) och ytterligare ett till en tjänsteman på samhällsbygnadskontoret.
Varken Hedlund eller tjäns-temannen registrerade den inkomna allmänna handlingen.
Folk måste kunna lämna in förslag utan att de blir offentliga. Så fort det blir föremål för politiskt arbete ska det naturligtvis registreras. Jag ringde personen i augusti och kom då fram till att förslaget inte skulle mörkas längre utan skickas in och bli offentligt, säger Hedlund.
Men personen har ju lämnat förslaget till dig i egenskap av ordförande i samhällsbygnadsnämnden. Då ska du ju registrera det omdelbart. Det görs ju för att väljarna ska kunna veta vad ni kommunpolitiker pysslar med.
Som jag tolkar lagen måste man kunna kommunicera och bolla idéer utan att det sker offentligt, säger Hedlund.
Så i stället för att registrera det inkomna förslaget skickade Claes Hedlund det vidare till
Tomas Landskog (m), vice ordförande i samhällsbygnadsnämnden.
Men inte heller han registrerade det.
Nej, jag tyckte inte det var någonting nytt som lämnats in. De där skisserna hade jag sett tidigare, säger han.
Vid SN:s granskning av kommunens diarium visar det sig att något förslag om husbåtar i den här utformningen aldrig tidigare lämnats in.
SN fick vetskap om den inlämnade, men icke registrerade handlingen, av en privatperson som kände till planerna.
Tjänstemannen på samhällsbygnadskontoret registrerade inte heller den inkomna handlingen.
Först den åttonde september stämplades förslaget in i diariet.
Detta efter att registratorn, efter påtryckning från SN:s reporter om att det rimligtvis borde finnas ett förslag på husbåtsbygge innanför kommunens väggar, själv hämtat handlingen hos tjänstemannen.
Jag ansåg väl att det inte var en sådan handling, säger Mats Gustafsson, samhällsplanerare på Trosa kommun.
Men alla inkomna handlingar är allmänna och ska enligt lag registreras.
Jag trodde det var arbetsmaterial som rörde Edanöbron och reningsverkets tomt. I efterhand hade det varit klokare att registrera på en gång. Men jag kan inte reglerna i detalj, det får du ta med min chef.
Lovar att se över rutinerna
Vi måste naturligtvis se över våra rutiner och försöka rätta till det som inte fungerar, säger Madeleine Sjöstrand, kommunchef i Trosa.
Vad som hänt i fallet med husbåtsförslagets registrering, säger sig Sjöstrand inte kunna uttala sig om idag.
Jag måste först sätta mig in i vad som har hänt, säger hon.
I våras hölls en utbildning för de nyvalda politikerna.
En utbildning som syftade till att klargöra rutinerna för hur de handlingar som rör de kommunala verksamheterna ska hanteras.
Alla fax, mail och brev som kommer till politikerna eller tjänstemän och som rör de kommunala verksamheterna ska alltid betraktas som allmän handling och därmed även diarieföras omedelbart.
Tryckfrihetsförordningen är i andra kapitlet mycket tydlig på den punkten.
Även om en person skriver något på ett gammal glass- papper och sedan pillar in det under kommunkansliets dörr ska handlingen betraktas som allmän.
Om en politiker får ett brev eller papper som rör kommunala verksamheter sent en fredagskväll, är det en allmän handling och ska därför även registreras i diariet.
Både Madeleine Sjöstrand och de politiker och tjänstemän som SN varit i kontakt med bedyrar att ingen försökt undanhålla information för allmänheten.
Trots det visste vare sig allmänhet eller media om att det redan i juni presenterades planer för husbåtsbygge vid Edanöbron.
Så jobbar vi med nyheter