– Jag blev förtvivlad. Här står vi, det är helgdagar och då är allt extra känsligt, det är många av ordinarie personalen som är på semester och ledighet - och så blir det bara error av alltihopa, säger Titti Kendall som är förvaltningschef på Oxelösunds äldreomsorg.
Den 30 december i fjol gick hela det elektroniska hemtjänstverktyget Tes ner för räkning. Det har vi berättat om i en tidigare artikel. Personalen blev plötsligt utelåsta från sitt eget planeringsschema för vårdinsatser - och bokstavligen utelåsta från brukarna. Tes används nämligen också som en elektronisk dörrnyckel för personalen som går till brukarnas ytterdörrar.
– Vi kunde inte komma in. Vi har en app i telefonen som inte fungerade så det blev en oerhörd kringtid när personalen var tvungen att åka tillbaka till hemtjänstlokalen för att hämta en nyckel, eller lämna en nyckel för att någon annan skulle ta det besöket senare, säger Titti Kendall.
Anledningen till att problemen uppstod var att det sparas stora mängder data i servrarna från planerad och utförd hemtjänst. Om minnet inte rensas med jämna mellanrum blir belastningen för stor, och servrarna går i kras. I en tidigare artikel kritiserade Kommunal i Oxelösund systemet för att vara för gammalt. Det håller inte Äldreomsorgschefen med om.
– TES är inte gammalt, vi uppdaterade det senast i december och det är nog ett av de mest moderna system som finns på marknaden. Det som orsakade stoppet i nyår hänförs till IT-enheten i Nyköping, säger hon.
Tidningen har begärt ut tusentals avvikelser inom hemtjänsten i Sörmlands samtliga kommuner. Avvikelser sker när det inträffar utebliven eller felaktig vård, exempelvis inom hemtjänsten. I Oxelösund gjordes 718 avvikelserapporter under 2019, vilket är en ökning från 614 året innan.
– Det är ett väldigt viktigt arbetssätt för att vi ska upptäcka våra brister att rapportera avvikelser. Genom dem kan vi se om vi behöver utöka vår kompetens, byta ut ett system, det är vår ingång i att kunna göra rätt. Vi ska älska våra avvikelser, säger Titti Kendall.
För att ändå utföra vården kunde hemtjänstpersonalen gå tillbaka till en gammal planering.
– Vi kunde gå in i en gammal version, men misstag gjordes såklart för det fanns insatser och besök som inte var med i den planeringen.
Det var både insatser som inte utfördes och medicin som inte gavs i tid på grund av serverfelet.
– Några av dem kunde använda sitt larm och larma på oss och fråga var vi var någonstans. Nån dusch missade vi till exempel och då kunde vi åtgärda det så snart som möjligt, säger Titti Kendall.
Äldreomsorgen har nu tappat förtroendet för de digitala systemen.
– Det fick ju oss att ifrågasätta det mesta här i världen - och älska papper och penna igen. Vi var väldigt fundersamma över hur någonting så känsligt kunde gå ner för räkning i flera dagar, säger hon.
Både ordinarie personal, chefer och vikarier blev stressade av situationen, uppger Titti Kendall. Efter haveriet har man alltid papperskopior på all planering.
– Vi kan ju inte lita på att vi kan höra av oss till leverantören och få ut en planering. Vi upprättade en rutin för att skriva ut alla besöksplaneringar och ha dem uppdaterade.
Ingen brukare kom till allvarlig skada under avbrottet.
– Jag är så tacksam att vi hade kompetent personal i tjänst som tog ett så stort ansvar, så det är jag otroligt nöjd med. Och stolt.
It-avdelningen försäkrar att samma misstag inte kan hända igen. Men erfarenheten från nyårshelgen har ändå satt spår i verksamheten.
– Över nyår då man verkligen vill ge en god och säker vård, och ett fint bemötande. Och är vi stressade, ja, det är klart att alla blir ju påverkade, säger Titti Kendall.