Av mejlkonversationer mellan höga chefer inom kommuner och regionen framgår att avslagen på tidningens begäran samordnats både vad gäller åberopade skäl och fördröjning.
I våras kunde Eskilstuna-Kuriren, Katrineholms-Kuriren och Södermanlands Nyheter i en gemensam granskning avslöja att flertalet kommuner och Region Sörmland medvetet mörkat uppgifter om coronavirusets spridning inom äldreomsorgen som tidningarna begärt ut.
Experter och fackförbund reagerade starkt på avslöjandet och en rad chefer och direktörer i kommunerna och regionen JO-anmäldes. I början av juli kom beskedet att Justitieombudsmannen beslutat att inleda en granskning.
Som en del av utredningen, vars syfte är att klarlägga huruvida man i samförstånd samordnat sig och undanhållit relevant information om smittoläget för allmänhet och media, har JO begärt in redogörelser från regionen och de aktuella kommunerna (alla utom Vingåker).
Samtliga, Oxelösund undantaget (beslut tas 21/10), har nu klubbat innehållet i sina yttranden. På de centrala frågorna om samordning kring avslagen på tidningarnas begäran svarar samtliga att någon sådan inte förekommit.
Flera kommuner uppger att man vid möten med övriga kommuner förvisso berört frågor om allmänna handlingar, offentlighet och sekretess. Men utan att detta på något sätt påverkat den egna bedömningen.
"För Nyköpings kommun hade utbytet inte någon påverkan vad gäller hantering av den aktuella begäran", skriver Nyköpings kommun i sitt yttrande.
"Begäran hanterades enbart internt", skriver Trosa kommun.
"Kommunen har inte samrått med någon utanför kommunen", skriver Eskilstuna kommun.
I slutet av april begärde tidningarna ut intern mejlkommunikation mellan en rad höga tjänstemän inom kommunerna och regionen och kunde kort därefter avslöja hur diskussioner förts kring gemensamma strategier för att hantera tidningarnas begäran.
Klockan 11.49 den 9 april, samma dag som begäran gått ut till flera kommuner, skickade Nyköpings kommundirektör ett mejl till kollegorna i övriga kommuner. Han konstaterade att kommunikationscheferna skulle träffas samma dag och diskutera begäran och avslutade mejlet med att "Vi bör kunna ge ett samlat svar".
I senare mejl framgår att Flens kommunjurist Niklas Witt presenterat ett förslag som gått ut på att förhala svaret till tidningarna, trots att begäran enligt offentlighetsprincipen skulle hanteras skyndsamt.
"Alltså inget avslagsbeslut om denna begäran före onsdag nästa vecka", sammanfattade Håkan Bergsten, kommunchef i Flen. Kort därefter skickade regionens kommunikationsdirektör Maria Karlsson ett mejl där det framgår att man enats om förslaget. Begäran ska "svaras på onsdag (skjuta den framför oss)". I praktiken en vecka senare då det var påsk emellan.
Men på JO:s fråga om förekomsten av en dylik överenskommelse mellan kommunerna och regionen om att avvakta en viss tid svarar samtliga att någon sådan aldrig existerat.
"Det fanns ingen överenskommelse mellan regionen och kommunerna med anledning av nämnda begäran eftersom regionen inte hade mottagit motsvarande begäran", skriver Region Sörmland i sitt yttrande.
Av samma mejlkorrespondens framgår att kommunjurist Niklas Witt även tar fram ett svar på begäran som andra kommuner föreslås använda sig av. Utgångspunkten är där att kommunerna inte kan lämna ut uppgifterna då det inte existerar någon sammanställning över antalet smittade och att en sådan sammanställning inte kan göras med "rutinbetonade åtgärder".
Äldreomsorgen i delar av Sörmland drabbades hårt i inledningen av pandemin. Med anledning av detta ville tidningen kartlägga förekomsten av smitta i respektive kommun.
Den 14 och 15 april mottog tidningarna beslut om avslag från flera kommuner som alla, med likartade formuleringar, hänvisade till ovan nämnda resonemang.
På JO:s fråga om det funnits någon överenskommelse eller samsyn om att avslå begäran med hänvisning till vissa bestämda skäl är svaren lika entydiga: Nej.
Flens kommun menar exempelvis att konversationen misstolkats och att "det saknas stöd för de anklagelser som lyfts i anmälan till Justitieombudsmannen". Kommunstyrelsen "anser inte att det funnits någon avsikt till eller beslutad samsyn eller överenskommelse mellan kommunerna i Sörmland."
JO:s frågor rör även ett möte med den länsgemensamma styrgruppen för närvård den 15 april. I en minnesanteckning från mötet, rörande spridningen på äldreboenden, stod att "det är angeläget att siffrorna inte hamnar i pressen". Men när handlingen begärdes ut hade meningen tagits bort, trots att en allmän handling i regel inte får ändras.
Handläggaren som fört anteckningar under mötet, och som senare tog bort formuleringen, uppgav för tidningarna att hon gjort detta efter propåer från en jurist. Men till JO uppger regionen nu att initiativet var handläggarens eget.
Enligt kommunerna och regionen berörde mötet aldrig tidningarnas begäran, utan enbart en enkät från Folkhälsomyndigheten. Tidningarna har tidigare avslöjat att enkäten anonymiserades efter krav från kommunerna i Sörmland.
Utöver de gemensamma frågeställningarna får regionen besvara frågor om mejl skickade till och från regiondirektör Jan Grönlund. När tidningarna begärde ut mejlkommunikation mellan höga chefer inom regionen och kommunerna lämnades endast ett av regiondirektörens mejl ut. Resten, lät regionens chefsjurist Caroline Dexfalk meddela, hade raderats.
– Det är helt i sin ordning enligt vårt regelverk, sade hon då.
Detta trots att vissa av mejlen, som utgör allmänna handlingar, bara var några dagar gamla och hade gallrats efter tidningarnas begäran.
Regionen uppger i sitt svar att "avsikten aldrig varit att undanlåta allmänheten rätt till insyn".