I kommunens upphandling av arbete med PR och kommunens varumärke, där bland annat Bo i Nyköping-kampanjen och rekrytering till Campus Nyköping ingår, har det stått att uppdraget gäller cirka en miljon kronor per år. Men en titt på de samlade fakturorna från PR-bolaget Nordic brand reality, som har kommunen har anlitat sedan 2007, visar en summa som är mer än dubbelt så hög, vissa år tredubbelt. Något som innebär att en ny upphandling borde ha gjorts för att ge andra PR-företag möjlighet vara med och konkurrera om anbudet.
Men en sådan samlad bild av fakturorna till PR-bolaget är det ingen på Nyköpings kommun som har haft.
– Vi har nu fått ögonen på att vi har handlat för så stor volym och det bästa är att vi gör en ny upphandling så att vi har ett nytt avtal till 2019, säger Erik Carlgren.
Visste ni inte det innan?
– Jag kan inte riktigt svara på det. Olika delar av kommunen kan handla för det avtalet.
Ramavtalet fungerar så att olika enheter på kommunen kan använda sig av det bolag som kommunen har tecknat ramavtal med. Exempelvis har alltså kommunikationsenheten från sitt håll tecknat ett avtal om en månadsersättning som motsvarar hela årsbeloppet för att Nordic brand ska arbeta med Bo i Nyköping-kampanjen. Därutöver har andra enheter också använt sig av samma bolag. Så när Campus har använt samma företag i sin rekrytering så är det utan att veta hur mycket andra enheter har beställt.
– Var och en har inte koll på vad de andra gör och köper exakt, förklarar Erik Carlgren.
När den samlade bilden nu står klar för kommunen behövs alltså en ny upphandling.
– Vi har brustit när det gäller tecknandet av avtalet, när vi gick ut och handlade upp detta. Då borde vi ha satt ett större avtalsbelopp. Det som sattes i underlaget till anbudsförfrågan var cirka en miljon. Vi har handlat för en större volym än vad vi har signalerat utåt. Det är inte bra.
Kontrollen över hur ramavtalen hanteras behöver också skärpas upp.
– Det är en sak som vi centralt på upphandlingsenheten behöver ha bättre koll på än vad vi har i dag. Det är alldeles uppenbart, säger Erik Carlgren.
För att misstaget inte ska upprepas inför kommunen nu ett särskilt projekt, kallat Inköpsprojektet.
– Vi ser att vi har svårt att följa upp hur vi handlar enligt våra ramavtal. Vi kommer att upphandla ett system där vi enkelt kan följa upp hur vi handlar i våra ramavtal. Då kommer vi att ha en väldigt bra bild av det här.
Finns det fler ramavtal där ni har gått över beloppsgränsen så här?
– Det kan jag inte svara på. Det här är lite speciellt. Några enheter har kommit in och köpt saker de inte har gjort tidigare.